「うちには採用担当がいない。社長の自分が全部やっている」「総務の人間が片手間で対応しているけど、まったく採用が進まない」——中小企業では、採用専任者がいないのは珍しくありません。
しかし、採用担当が不在であることは「採用できない理由」にはなりません。実際に、人事部ゼロの状態から採用代行を活用して成果を出している企業は多くあります。
この記事では、採用担当がいない企業で起きがちな問題と、専任者ゼロでも採用を成功させる5つの具体策を解説します。
採用担当不在の企業で起きる4つの問題
問題①：応募者への対応が致命的に遅れる
社長が営業や経営業務の合間に応募者へ連絡する体制では、返信が2〜3日後になることも。有効求人倍率が高い職種では、24時間以内に連絡がないと候補者は他社に流れます。応募が来ているのに採用できないという「もったいない状態」が慢性化します。
問題②：採用活動が断続的になる
兼任者は本業が忙しくなると採用活動がストップします。「今月は決算だから」「来週は出張だから」——こうして採用が断続的になると、求職者との接点が途切れ、継続的な母集団形成ができません。
問題③：求人票が更新されない
1年前に作った求人票がそのまま掲載されている。給与相場が変わっても、競合の求人を調べても、改善する時間がない。結果として、周囲の企業と比べて見劣りする求人票のまま放置され、応募が来ない状態が続きます。
問題④：採用ノウハウが蓄積されない
採用活動のデータ（応募数、面接率、内定率、媒体別の効果）を記録・分析する人がいないため、「何がうまくいって、何がダメだったか」がわからないまま毎年同じことを繰り返します。PDCAが回らないので、いつまでも採用力が上がりません。
「採用担当を雇う」vs「採用代行を使う」コスト比較
採用担当不在の解決策として「人を雇う」か「外注する」かで悩む企業は多いでしょう。コストを比較してみます。
| 採用担当者を雇う | 採用代行（おまかせ採用） | |
|---|---|---|
| 月額コスト | 30〜50万円（給与＋社保・交通費） | 30〜80万円 |
| 初期コスト | 採用費50〜150万円（その人の採用にかかる費用） | 最短5営業日で開始 |
| 即戦力レベル | 未経験者の場合、育成に半年〜1年 | 初日からプロが対応 |
| 退職リスク | 辞められたら再度採用から | チーム体制で担当者交代可能 |
| 対応範囲 | 1人分の稼働 | スカウト数千通＋説明会＋訓練校開拓 |
| ノウハウ蓄積 | 属人化しやすい | 6ヶ月で社内に引き継ぎ・内製化支援 |
| 柔軟性 | 繁忙期の増員は困難 | プラン変更で柔軟に対応 |
特に「採用が年間通して常に必要なわけではない」企業にとっては、必要な期間だけプロの力を借りられる採用代行の方がコスト効率が良いケースが多いです。
採用担当不在でも成果を出す5つの具体策
具体策①：応募者対応の自動化を設定する
すぐにできるのが、応募時の自動返信メールの設定です。「ご応募ありがとうございます。3営業日以内にご連絡いたします」の一文があるだけで、求職者に「ちゃんと届いている」という安心感を与えられます。求人媒体の管理画面から設定できるケースがほとんどです。
具体策②：求人票を「求職者の不安を解消する形」にリライトする
1時間あれば求人票は書き直せます。ポイントは「求職者が応募前に不安に思うこと」に先回りして答える内容にすること。具体的な残業時間、休日数、昇給の実績、未経験OKの場合はフォロー体制を明記しましょう。
具体策③：無料チャネルで母集団を広げる
採用予算がなくても使えるチャネルは複数あります。ハローワーク、Indeed（無料枠）、Googleビジネスプロフィール、社員紹介（リファラル）。特に職業訓練校への直接営業は、技術職・専門職の採用に非常に有効です。
おまかせ採用の支援先企業合計では、職業訓練校の開拓が2校→42校に拡大し、採用費ゼロで母集団形成に成功しています。
具体策④：最終面接だけ自社で行い、あとは外注する
採用代行を使えば、求人票作成・スカウト送信・応募者対応・日程調整・説明会代行・内定者フォローまですべて任せられます。自社がやるのは最終面接と合否判断だけ。初期ヒアリングに1時間＋月1〜2回の定例参加で、採用活動が回り始めます。
具体策⑤：AIツールで「考える時間」を減らす
求人票の作成、面接質問リストの設計、スカウト文面の作成など、採用業務の中にはChatGPTやClaudeで大幅に時短できる作業があります。ゼロから考えるのではなくAIにたたき台を作らせ、自社に合わせて微調整する流れにすることで、兼任者でも短時間で質の高い成果物を用意できます。
採用担当ゼロから成果を出した企業の事例
「人事部がないので採用を組織化したい」——従業員21名のWEB集客コンサルティング会社は、採用専任者ゼロの状態からおまかせ採用を導入しました。
- スカウトメール開封率：3.6% → 40.7%
- 応募数：27件増加
- 採用説明会参加者：49名（業界平均28.2名の1.7倍）
- 募集媒体からMEOマーケターを1名採用成功
また、従業員8名のSES企業（エンジニア採用）でも、社長が採用を兼任している状態からの導入で、職業訓練校3校→19校に開拓、エージェント以外の応募0件→13件を実現しています。
どちらの企業でも、社内の人が採用にかけた時間は「初期ヒアリング＋月1回の定例参加」のみ。採用担当がいなくても、プロの力を借りることで採用は動かせるのです。
よくある質問（FAQ）
採用担当がいなくても採用活動はできますか？
可能です。実際に人事部がない従業員21名の企業がおまかせ採用を導入し、スカウト開封率40.7%・応募27件増加・採用説明会参加者49名という成果を出しています。採用専任者がいなくても、外部のプロの力を借りることで十分に成果を出せます。
社長が採用を兼任するデメリットは何ですか？
応募者対応の遅れによる候補者離脱、採用活動の中断（出張・商談で手が止まる）、採用ノウハウが蓄積しない、経営判断に使うべき時間が採用に取られる、などのデメリットがあります。採用業務だけでも外注すると、経営に集中できるようになります。
採用担当を新たに雇うのと採用代行、どちらが良いですか？
採用担当者を正社員で雇うと月額コスト30〜50万円（給与＋社保）がかかり、かつ採用スキルが即戦力レベルとは限りません。採用代行なら月額30万円〜で採用のプロチームを使えるため、コストとスキルの両面で有利なケースが多いです。特に採用が年間通して必要でない企業は、代行の方が効率的です。
採用代行を使えば社内に誰も採用に関わらなくていいですか？
最終面接だけは経営者や現場責任者が行うのが理想です。それ以外の業務（求人票作成・スカウト・応募者対応・日程調整・説明会・内定者フォロー）はすべて採用代行に任せられます。初期ヒアリングと月1〜2回の定例参加だけで十分です。
「採用担当がいなくて手が回らない」
「エージェントのコストが高すぎる」
「スカウトを送っても応募が来ない」
——こうしたお悩みに、我々が伴走支援いたします。
採用に関するお悩み、まずはお気軽にご相談ください。
