採用説明会に人が来ない原因と集客策8つ

「説明会の日程を求人サイトに載せたのに、申し込みが2〜3件しか来ない」「申し込みはあったのに、当日来たのは1人だけ」「社長と現場社員が時間を空けたのに、会場がほとんど空席だった」――中小企業の経営者・採用担当者から、採用説明会の集客について、こうした相談をよく受けます。説明会は求職者と直接話せる貴重な場ですが、人が集まらなければ、準備にかけた時間がそのまま無駄になります。しかも、人が来ない理由は「知名度がないから」だけではありません。告知の届け方、開く場所、日時、申し込みから当日までの連絡のどこかで、参加者を取りこぼしていることがほとんどです。

この記事では、会社説明会に人が来ない原因を診断表で切り分け、参加者を増やす集客策8つと、県主催の説明会で着席1名だった会社が4か月で7回の説明会を開けるようになった実例を解説します。

この記事でわかること

  • 会社説明会に人が来ない5つの症状と、どこで参加者を取りこぼしているかの診断方法
  • 採用説明会の集客ができない6つの原因と、中小企業がつまずきやすいポイント
  • 説明会の参加者を増やす集客策8つと、申し込みから当日までの欠席を防ぐ連絡の型
  • ハローワーク・職業訓練校など無料で集客してもらえる場所と、着席1名からの改善事例

会社説明会に人が来ない5つの症状|どこで取りこぼしているかを診断する

「説明会に人が来ない」という悩みは、一見すると1つの問題に見えますが、実際には告知を見た人数→申し込み人数→当日の参加人数→次の選考に進んだ人数という流れのどこかで、参加者が減っています。どこで減っているかによって、打つべき手はまったく違います。まずは自社の状態を、次の表で確認してください。

症状数字で見ると
どこが弱いか
主な原因この記事の該当章
告知しても申し込みがほとんどない告知を見た人数・申込数が少ない告知が届いていない/告知文が会社目線原因①②/集客策①②
申し込みはあるが、当日来ない申込→参加の割合が低い申し込みから当日までの連絡がない原因⑤/欠席を防ぐ連絡の型
合同説明会でブースに座ってもらえない来場者→着席の割合が低い大手と同じ場所で競っている原因③/集客策③
平日の日中しか開けず、在職者が来ない申込者の層が偏る日時が求職者の都合に合っていない原因④/集客策④
参加者はいるが、次の選考に進まない参加→面談・応募の割合が低い中身が伝わらない/次の約束を取らない原因⑥/説明会の中身の章

※一般的な例です(当社調べ)。自社の数字に当てはめて確認してください。

診断のために、説明会ごとに告知した媒体、申込数、参加数、面談・応募に進んだ数を記録しておきましょう。この4つの数字があるだけで、「申し込みが少ないのか、当日に来ないのか、来ても次に進まないのか」がはっきりし、打ち手を絞り込めます。記録がない場合は、次の説明会から始めるだけでも十分です。

中途採用では、募集したポジションの未充足率が57.8%にのぼるという調査もあります[6]。求人を出しても人が集まりにくい状況だからこそ、説明会という「直接会える場」を、数字で見て改善していく意味があります。

【診断のポイント】 すべての症状に一度に手をつける必要はありません。まずは数字がいちばん落ちている段階を1つ選び、そこに効く打ち手から始めると、次の説明会で効果を確かめやすくなります。

採用説明会の集客ができない6つの原因|中小企業がつまずくポイント

診断表で見た症状の裏には、次の6つの原因があります。どれか1つではなく、いくつかが重なっていることがほとんどです。

原因起きていることよくある例
① 告知が届いていない求職者の目に触れる場所で告知していない自社サイトの採用ページにだけ日程を載せている
② 告知文が会社目線参加して何が得られるかが伝わらない「会社概要をご説明します」とだけ書いている
③ 開く場所が合っていない大手と同じ土俵で埋もれる大手が多数出展する合同説明会にだけ参加している
④ 日時が合っていない在職中の転職希望者が参加できない平日の昼間だけに開催している
⑤ 申込から当日までの連絡がない申し込んだことを忘れられる申込受付のメールを送ったきり、前日の連絡をしない
⑥ 中身が伝わらず、次につながらない参加者の満足度が低く、口コミも広がらない会社案内を読み上げ、質疑の時間を取らない

※一般的な傾向です(当社調べ)。

中小企業で特に多いのが、①告知が届いていないと③開く場所が合っていないの組み合わせです。知名度のある大手企業は、社名だけで説明会の申し込みが集まりますが、中小企業は「求職者が見ている場所に、自社から告知を出す」必要があります。にもかかわらず、自社サイトに日程を載せるだけで終わっていたり、大手が並ぶ合同説明会に出て埋もれてしまったりするケースが少なくありません。

⑤申込から当日までの連絡も見落とされがちです。求職者は複数の企業の説明会や面接に同時に申し込んでいます。申し込みから当日まで何も連絡がなければ、ほかの予定が入ったときに優先順位が下がり、当日の欠席につながります。

⑥中身が伝わらないことは、その回の問題にとどまりません。説明会の満足度が低いと、参加者が友人や訓練校の仲間に勧めることもなく、次の回の集客にも響きます。反対に、参加してよかったと思ってもらえた説明会は、口コミや紹介で次の参加者を連れてきてくれます。

なお、説明会以外も含めた母集団形成の手法全体は「母集団形成の8つの手法|量と質を両立するKPI設計と進め方」で整理しています。この記事では、説明会の集客に絞って打ち手を見ていきます。

説明会の参加者を増やす集客策8つ

原因がわかったら、次の8つの集客策のなかから、自社の弱い段階に効くものを選んで実行します。

  1. 【告知の場所を複線化する】 自社サイトだけでなく、求人票の本文に説明会の日時を書く、スカウトや応募者への連絡で案内する、SNSで発信するなど、求職者が見ている場所に複数の入口をつくります。マイナビの調査では、転職活動で情報収集にSNSや動画プラットフォームを使った正社員は69.8%にのぼりました[1]。
  2. 【告知文を参加者目線に書き換える】 「会社概要をご説明します」ではなく、「未経験から入社した先輩が、最初の3か月の仕事を話します」「給与・休日など気になる条件に、その場ですべてお答えします」のように、参加して得られることを具体的に書きます。
  3. 【大手と競わない場所で開く】 合同説明会だけに頼らず、ハローワークの会議室、職業訓練校、自治体主催の説明会や見学会など、1社だけの時間をもらえる場所を使います。こうした場所では、主催者側が求職者や受講者に告知してくれます。
  4. 【日時を求職者の都合に合わせる】 在職中の転職希望者が多い職種なら、平日の夜や土曜日、オンラインの回を用意します。訓練校の受講者が対象なら、訓練の時間割に合わせて日程を組みます。
  5. 【申し込みのハードルを下げる】 申込フォームの入力項目は、氏名と連絡先など最小限にします。履歴書の提出を申し込みの条件にすると、「話を聞いてから考えたい」層が離れてしまいます。
  6. 【申し込みから当日までこまめに連絡する】 申込直後、数日前、前日、当日朝と、段階ごとに連絡します。詳しい型は次の章で紹介します。
  7. 【当日、次の約束をその場で取る】 説明会の最後に、個別面談や職場見学の候補日を提示し、その場で予約してもらいます。後日の連絡を待つと、関心が冷めてしまいます。
  8. 【回数を増やし、毎回振り返る】 説明会は1回で判断せず、少人数でも回数を重ねます。毎回の申込数・参加数・次に進んだ数を記録し、告知文や日時を少しずつ変えていきます。

このうち、すぐに効果が出やすいのは①②⑥です。告知の場所を増やし、告知文を書き換え、前日の連絡を入れるだけで、同じ説明会でも申込数と参加数が変わります。一方で、③の開く場所の見直しは、訓練校や自治体との関係づくりに時間がかかりますが、一度つながれば継続的に参加者を紹介してもらえる、効果の大きい打ち手です。

【優先順位の考え方】 申し込みが少ないなら①②③、当日の欠席が多いなら⑤⑥、参加者が次に進まないなら⑦と次々章の「中身」を優先します。8つを同時に始めるより、2〜3個に絞って次の説明会で試すほうが、効果を確かめやすくなります。

④の日時の工夫として、オンラインの回を加えるのも有効です。移動がない分、在職中の人や遠方の人も参加しやすく、少ない準備で回数を増やせます。一方で、画面越しでは職場の雰囲気が伝わりにくく、途中で抜けられやすいという弱点もあります。オンラインの回では、質問をチャットで受け付ける、現場社員との座談の時間を設ける、終了直後に個別面談の予約を案内するなど、参加者が聞くだけで終わらない工夫を入れましょう。対面とオンラインを交互に開き、どちらの申込数・参加数が多いかを比べると、自社に合う形が見えてきます。

申し込みから当日までの欠席を防ぐ連絡の型|リマインド5回

説明会に人が来ない原因のなかで、最も手軽に改善できるのが「申し込んだのに来ない」問題です。求職者に悪気があるわけではなく、ほかの予定とのあいだで優先順位が下がったり、場所や時間を忘れてしまったりすることがほとんどです。次のように、タイミングごとに連絡の型を決めておきましょう。

タイミング連絡の内容ねらい
申込の直後(当日中)お礼、日時・場所(オンラインならURL)、当日の流れ、問い合わせ先申し込みが確かに受け付けられたと安心してもらう
3日前当日話す内容、登壇する社員の紹介、事前に聞きたいことの募集参加する理由を思い出してもらう
前日日時・場所の再案内、持ち物、遅刻・欠席の連絡方法予定の再確認と、欠席連絡のしやすさ
当日朝会場までの道順、受付の場所、オンラインならURLの再送迷いや「URLが見つからない」による欠席を防ぐ
終了後(当日中)お礼、資料の送付、個別面談の予約案内関心が高いうちに次の約束につなげる

※連絡のタイミングは一般的な例です(当社調べ)。説明会の規模や対象に合わせて調整してください。

ポイントは、連絡のたびに「参加する理由」を1つ添えることです。日時と場所の案内だけを何度も送ると、事務的な通知として読み流されてしまいます。「当日は、未経験から入社して2年目の社員が、入社前に不安だったことと実際の仕事をお話しします」のように、話す内容や登壇者を少しずつ紹介すると、参加への期待が高まります。

もう1つ大切なのが、欠席の連絡をしやすくしておくことです。欠席の連絡方法がわからないと、求職者は連絡をしないまま欠席し、企業側は当日まで人数が読めません。前日の連絡で「ご都合が悪くなった場合は、このメールに返信いただくだけで大丈夫です。別の日程もご案内できます」と添えておけば、欠席者を別の回に振り替えることもできます。欠席した人には、録画や資料の送付、次回の日程の案内を送り、関係を切らさないようにしましょう。

参加者が少なかった回も、中止せずに開くことをおすすめします。2〜3人の説明会は、一人ひとりの質問にじっくり答えられるため、むしろ満足度が高くなりやすい場です。少人数の回を「参加者の声を集める回」と位置づけ、アンケートや質疑で出た内容を、次の告知文や資料に反映していきましょう。直前に中止すると、申し込んでくれた人の信頼を失い、ハローワークや訓練校の担当者にも紹介しづらい会社だと思われてしまいます。

面接の無断キャンセルについては「面接ドタキャンの防止策7つ|企業の92%が経験する原因と対策」で詳しく解説しています。説明会でも、同じ考え方で連絡を設計できます。

【回避策】 連絡は担当者の記憶に頼らず、申込を受けた時点で5回分の送信日を予定表に入れておきます。メールのひな形を用意しておけば、説明会のたびに文面を考える必要もありません。

説明会の集客方法|中小企業が使える無料の集客先

中小企業が集客で苦戦する大きな理由は、自社だけで求職者を集めようとすることです。実は、主催者や施設が求職者に告知してくれる無料の場があります。代表的なものを見てみましょう。

集客先集客してくれる仕組み中小企業にとっての利点
ハローワークの会議室での会社説明会館内の掲示、求人票への日程記載、窓口での紹介など1社単位で開け、ハローワークの求職者に告知してもらえる
職業訓練校・ポリテクセンター就職支援担当が受講者に案内就職に向けて技能を学ぶ受講者に、1社だけの時間で話せる
自治体主催の説明会・施設見学会自治体の広報・就職支援窓口で告知地元で働きたい求職者や訓練生に会える
既存社員・内定者からの紹介社員が知人に説明会を案内自社をよく知る人からの紹介で、参加後の満足度が高い

※一般的な例です(当社調べ)。開催の可否や条件は主催者・施設ごとに異なるため、事前に確認してください。

たとえばハローワーク小樽は、館内の会議室で事業所ごとの会社説明会を開けるよう案内しており、ハローワーク内の掲示や求人票への日程の記載、ホームページやXでの告知、職業相談窓口での紹介によって参加者を集めています。説明会の場で、希望者の面接をすることも可能とされています[2]。自社で一から集客するのに比べて、告知の手間を大きく減らせる仕組みです。

職業訓練校も有力な集客先です。公的職業訓練(ハロートレーニング)の受講者は、令和7年度で87,312人(暫定値)にのぼります[4]。自治体が訓練校と企業をつなぐ場を設けている例もあり、横浜市は市内の中小企業向けにポリテクセンター関東の施設見学会を開き、希望する企業はその後に個別の企業説明会を実施できるとしています[5]。

こうした場所を使うときは、「告知してもらう側」としての準備が欠かせません。ハローワークや訓練校の担当者が求職者に勧めやすいよう、説明会で何を話すのか、どんな人に来てほしいのか、参加するとどんな機会があるのかを、1枚のチラシや案内文にまとめて渡しましょう。担当者が「この会社の説明会はおすすめです」と自信を持って言える材料を用意することが、集客を任せるときの最大のコツです。

表の4つ目にある社員・内定者からの紹介も、費用のかからない集客先です。社員に「今度こんな説明会を開くので、興味がありそうな知人がいたら声をかけてほしい」と案内文を渡すだけでも、紹介の入口になります。説明会は面接よりも参加のハードルが低いため、「いきなり応募はしないが、話は聞いてみたい」という知人を誘いやすいのが利点です。紹介してくれた社員にお礼を伝え、参加者の感想を共有すると、次の紹介にもつながります。

【注意点】 無料の場は、開催日が決まった後のキャンセルができない、月の利用回数に上限がある、といった条件が付くことがあります。申し込む前に条件を確認し、社内の登壇者の予定を先に押さえておきましょう。

来た人を次につなげる説明会の中身|満足度が次の集客を生む

集客の打ち手は、説明会の中身とセットで考える必要があります。参加者の満足度が高い説明会は、その場で面談や応募につながるだけでなく、口コミや紹介で次の回の参加者を増やすからです。反対に、会社案内を読み上げるだけの説明会では、どれだけ告知に力を入れても、参加者が次に進まず、訓練校やハローワークの担当者からの紹介も続きません。

満足度を確かめるには、説明会の最後に短いアンケートを取るのが効果的です。

アンケートの項目聞き方の例次の説明会への活かし方
参加のきっかけ「この説明会を何で知りましたか」効果のあった告知の場所に力を入れる
満足度「参加してよかったと思いますか(5段階)」回ごとの変化を追う
分かりやすかった話「印象に残った話は何ですか」反応のよい話を前半に持ってくる
もっと聞きたかったこと「聞けなかったこと、もっと知りたいことは何ですか」資料と話す内容に加える
次の希望「個別面談・職場見学を希望しますか」その場で日程を提示する

※項目は一般的な例です(当社調べ)。

アンケートの「もっと聞きたかったこと」には、給与や働き方、入社後の仕事内容など、求職者が本当に知りたい情報が集まります。こうした質問に先回りして答えられるよう、説明会の資料を毎回少しずつ更新していきましょう。

説明会の時間配分も見直したいポイントです。会社の歴史や理念の説明に時間を使いすぎると、参加者が本当に知りたい仕事内容や働き方の話が短くなり、質疑の時間もなくなってしまいます。会社の紹介は短くまとめ、仕事内容と質疑応答に時間の半分以上を使うくらいの配分にすると、参加者の満足度が上がりやすくなります。質疑では手が挙がりにくいため、事前に集めた質問や、過去の説明会でよく出た質問を担当者から紹介する形にすると、会話が生まれやすくなります。

労働条件の伝え方にも注意が必要です。2024年4月の労働条件明示ルールの改正で、求人の募集時にも「従事すべき業務の変更の範囲」「就業場所の変更の範囲」などを明示することが求められるようになりました[3]。説明会で話す条件と求人票の記載がずれていると、参加者の不信感につながります。説明会の資料の条件ページは、求人票と同じ内容・同じ言葉でそろえておきましょう。

また、すでに入社した社員に「入社前の説明会で何を知りたかったか」を聞くのも有効です。求職者が気にするポイントは、会社が伝えたいことと違う場合が多く、社員の声は説明会の中身を見直すヒントになります[7]。

事例|県主催の説明会で着席1名から、4か月で7回・約80名に会えるまで

ここからは、弊社が支援したインフラ系SES会社(従業員8名、30代のエンジニアを募集、創業以来初めての採用)の事例を紹介します。

この会社は、採用費をかけられず、エージェントからの紹介に頼るしかない状態でした。企業説明会は、埼玉県主催の合同説明会に年1回参加していましたが、大手企業の出展が多く、自社ブースに着席したのは1名だけでした。診断表に当てはめると、「③開く場所が合っていない」が最も大きな原因で、さらに説明会の回数が少ないため、改善を試す機会もありませんでした。

項目BeforeAfter(支援開始から4か月)
説明会の回数1年に1回4か月で7回
説明会で直接アプローチした人数県主催の説明会で着席1名80名程度
説明会を開いた場所大手が多い県主催の合同説明会職業訓練校・公共事業の説明会枠
説明会枠の費用合同説明会への参加採用費0円で獲得
エージェント以外からの応募0件13件

※弊社支援先の実績(2026年8月時点)。企業ごとに条件は異なります。

弊社が行った打ち手は、集客策8つのうち、主に次の3つです。

  1. 【大手と競わない場所で開く(集客策③)】 職業訓練校と公共事業をリサーチし、電話と訪問でアプローチして、説明会の枠を採用費0円で獲得しました。訓練校側が受講者に告知してくれるため、自社で集客する手間がかかりません。
  2. 【中身を整える】 訓練生に向けて、未経験からどのように仕事を覚えていくのかが伝わるよう、説明会の資料と話し方を担当者に助言しました。
  3. 【回数を増やす(集客策⑧)】 担当者だけでは手が回らない回は弊社が説明会を代行し、4か月で7回の開催を実現しました。

その結果、県主催の説明会では1名だった着席が、訓練校での説明会を重ねることで80名程度への直接アプローチに広がり、エージェント以外からの応募が0件から13件になりました。集客の工夫より先に、「誰が告知してくれる場所で開くか」を変えたことが、最も大きな転換点でした。

なお、合同説明会や転職フェアそのものが悪いわけではありません。ブースの設計や事前の告知を工夫すれば、成果を出すことができます。弊社全体では、転職フェアで登席58名(出席会社の平均は28.2名)を記録した例もあります。自社の採用したい層が、どの場所に多くいるのかを見極めて使い分けることが大切です。

※弊社支援先の実績(2026年8月時点)。企業ごとに条件は異なります。

【この事例から転用できること】 職種がエンジニア以外でも、①大手と競わない場所を探す、②その場所の参加者に合わせて中身を整える、③少人数でも回数を重ねて振り返る、という順番はそのまま使えます。

説明会の集客を自社でやるか外注するか|中小企業の判断基準

最後に、説明会の集客と運営を自社で続けるか、外部に任せるかの判断基準を整理します。次の表で、当てはまる項目が多いほうが目安です。

確認項目自社で回せる状態外注を検討したい状態
担当者の時間説明会1回の準備・連絡に十分な時間を割ける社長や現場の兼務で、前日の連絡も漏れがち
告知の場所申し込みが集まる告知先を2つ以上持っている自社サイトにしか告知していない
無料の集客先ハローワークや訓練校とつながりがあるどこに連絡すればよいか分からない
連絡の型申込〜終了後の連絡のひな形がある連絡は担当者の記憶に頼っている
数字の記録申込数・参加数・応募数を回ごとに記録している何人来て何人応募したか分からない

※判断の目安です(当社調べ)。採用人数や職種によって変わります。

どちらを選ぶにしても、判断の材料になるのは数字です。説明会の申込数・参加数・応募数を数回分記録してみると、「告知を増やせば申し込みは増えるが、当日の欠席が多い」「訓練校の回は少人数でも応募につながりやすい」といった傾向が見えてきます。数字を見たうえで、自社で直せる部分と、人手や関係づくりが必要で外部の力を借りたい部分を切り分けると、外注の範囲を必要最小限に絞れます。

外注を選ぶ場合も、集客と運営をすべて任せきりにする必要はありません。たとえば、訓練校やハローワークの開拓、告知文と連絡のひな形づくり、最初の数回の運営を外部と一緒に進め、その後は社内で回せるようにするという使い方もできます。弊社では、資料と話し方を担当者に助言して内製化を進めながら、手が回らない回だけを代行で担保する進め方をとっています。

説明会だけでなく、スカウトや面接の日程調整まで含めて採用全体を外部に任せたい場合は、「中小企業向け採用代行おすすめ5選|300名以下の費用比較表」で中小企業向けのサービスを費用と範囲で比べています。

【判断の要点】 「時間が足りない」なら連絡と運営の外注、「人が集まる場所を知らない」なら集客先の開拓支援、両方なら設計から実行まで伴走する採用代行が向いています。

よくある質問

Q. 会社説明会に人が来ないのはなぜですか?

主な原因は、告知が求職者に届いていない、告知文が会社目線で参加するメリットが伝わらない、大手と同じ場所で埋もれている、日時が求職者の都合に合っていない、申し込みから当日まで連絡がない、説明会の中身が伝わらず次につながらない、の6つです。説明会ごとに申込数・参加数・応募数を記録すると、どこで取りこぼしているかが分かります。

Q. 説明会の参加者を増やすには、まず何から始めればよいですか?

すぐに効果が出やすいのは、告知の場所を増やすこと、告知文を「参加して何が得られるか」が伝わる内容に書き換えること、申し込みから当日までこまめに連絡することの3つです。中長期では、ハローワークや職業訓練校など、主催者が求職者に告知してくれる場所で説明会を開くと、集客の手間を大きく減らせます。

Q. 申し込みがあったのに当日来ない人を減らす方法はありますか?

申込直後、3日前、前日、当日朝、終了後の5回を目安に連絡し、毎回「当日話す内容」や「登壇する社員」など参加する理由を添えるのが効果的です。前日の連絡で欠席の連絡方法と別日程の案内を伝えておくと、無断欠席を減らし、欠席者を別の回に振り替えることもできます。

Q. 中小企業が無料で説明会の集客をしてもらえる場所はありますか?

ハローワークの会議室での会社説明会、職業訓練校やポリテクセンター、自治体主催の説明会・施設見学会などがあります。いずれも主催者や施設が求職者・受講者に告知してくれる仕組みがあり、1社だけの時間をもらえることも多くあります。開催の条件は主催者ごとに異なるため、事前に確認してください。

Q. 説明会の集客や運営を外部に任せることはできますか?

可能です。おまかせ採用では、職業訓練校や自治体の説明会枠の開拓、告知・連絡、企業説明会の代行、面接の日程調整までを、月額固定(ライト30万円、スタンダード50万円、プレミアム80万円)で伴走します。1名の採用から依頼でき、初回打ち合わせから最短5営業日で開始できます(2026年8月時点の料金)。

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説明会の集客のお悩み、おまかせ採用にご相談ください

採用説明会の集客は、告知の場所、開く場所、申し込みから当日までの連絡、説明会の中身を一本の線で見直すことで、参加者を増やせます。弊社では、電話・訪問・公共事業への参加を通じて提携する職業訓練校を2校から42校に開拓し、無料で25件の応募につなげています(2026年8月時点)。説明会の集客先の開拓から当日の運営、面談の日程調整まで、1名の採用から月額固定でご支援可能です。

※弊社支援先の実績(2026年8月時点)。企業ごとに条件は異なります。

参考資料

  1. マイナビキャリアリサーチLab「2026年1月度 中途採用・転職活動の定点調査」
  2. ハローワーク小樽「2F会議室で会社説明会を開催しませんか?」
  3. 厚生労働省(大阪労働局ハローワーク)労働条件明示ルールの改正(2024年4月)
  4. 厚生労働省「ハロートレーニング(公的職業訓練)の実施状況(詳細版)」
  5. 横浜市「ポリテクセンター関東 施設見学会(市内中小企業向け)」
  6. リクルートワークス研究所「中途採用実態調査」
  7. Indeed「会社説明会で求職者を集めるコツ」
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